【歯科医院とラボ間のデータ共有に】Dropboxの活用法

デジタル化を進めていく中で、頭を悩ませるのがデータ管理の方法ではないでしょうか。

『シェードテイキング画像』や『口腔内スキャナーのデータ』など、歯科医院と歯科技工所で連携されるべきデジタルデータは多岐にわたります。
デジタル機器の性能が上がるにつれ、それぞれのデータ容量も大きくなり、パソコン本体やメールだけで管理するには不十分だと言えるでしょう。

そこで活躍するのが『クラウドサービス』です。

今回は、歯科医院と歯科技工所のデータ連携をテーマに、『Dropbox』の活用方法を解説します。

デジタルデータ管理の色々

一口に『データ管理』と言っても、管理の目的によって、使用すべきサービスは異なります。

データを『閲覧』したり『編集』したりするのは、デジタル機器によって使い分ける必要がありますが、『データの共有』を目的とするなら、『Dropbox』を活用するのも一つの手です。

共有と送受信の違い

ここで言う『共有』とは、双方がデータにアクセスできるようにすることです。
『共有フォルダ』をクラウド上に作成し、仕事のメンバーやパートナーにアクセス許可をすることで、共有メンバー全員が、いつでもどこでもデータを確認することができます。
もちろん、パソコンからもスマホからもアクセスできます。

例えばメールやUSBでは、相手のパソコンにデータそのものが移動するので、双方向からアクセスはできず、各々がその後の保存や管理を行うことになります。

データ量の制約

口腔内スキャナーのデータなどは、1000枚前後の小さな画像データを繋げたようなものになっています。
ファイル一つで100MBを超えることも珍しくなく、メールで送ることはサーバーへの負荷が大きすぎるため不可能です。

大容量転送可能なオンラインストレージ

『ギガファイル便』や『ファイアストレージ』の様なオンラインストレージサービスなどであれば、大きなデータでも送ることができますが、データをアップロードする時間を待たなければなりませんし、その後に送信操作もしなければなりません。
継続的なお取引相手に対して、毎回その作業をするのは、非常に面倒くさいですよね。

ドロップボックスのメリット

ドロップボックスは、特定のチーム間でデータをシェアしたいときに使いやすいクラウドサービスです。

歯科医院と歯科技工所の関係のように、それぞれが持つ全てのデータは共有したくないけれど、特定の用途に使うもの（例えばシェードテイク写真など）は共有したいと言う場合に、特に便利です。

アップロード時間を待つ必要がない

共有したい相手とある程度の取り決めをしておけば、あとはお互いが好きなタイミングで、指定フォルダにデータファイルを放り込むだけで大丈夫です。

例えば、『シェードテイク写真は『シェード写真』と言うフォルダを作って共有しましょう』と連絡しておけば、メールや電話のやりとりをしなくても、定期的に『シェード写真』内にあるデータのチェックを行うだけでお互いに写真を確認できます。

クラウドサービスを利用するデメリット

ビジネスでクラウドサービスを使用する際の、最大の注意点はセキュリティーの問題かと思います。
他人に見られたくないデータを、うっかり共有してしまわない様に注意が必要です。
特に医療情報はセンシティブな内容も含まれるので、厳重に管理されるべきでしょう。

しかしセキュリティーのデメリットは、クラウドに限ったものではありません。

セキュリティーを高めたいのであれば、クラウドではなくオンプレミス（*1）で管理すべきですが、外部とのデータ共有が難しく、開発費や導入設備の準備や維持管理などにコストも掛かり、使用者のヒューマンエラーによる情報漏洩までは防げません。

同様に、USBやメールであれば安全というわけでもないので、使用するサービスの特性をよく理解する必要があるでしょう。

ドロップボックスの具体的な活用方法

ドロップボックスを使用したデータの送受信は、いくつかの方法があり、用途により使い分けることが可能です。

ここでは、『A歯科医院』と取引をしている歯科技工所を例に、データを常時共有していく場合の設定方法をご紹介します。

①共有フォルダを作る

ドロップボックスの『ホーム』ディレクトリ内に任意のフォルダを作ります。
『お取引先』などで大丈夫です。
このフォルダのように、別の作業チームが入り混じりそうなフォルダは『共有フォルダ』にしないように注意しましょう。

『お取引先』フォルダの中に『A歯科医院』というフォルダを作りましょう。
この『A歯科医院』フォルダを共有フォルダに指定します。

先に『A歯科医院』というフォルダを作り、右クリックして後から『共有フォルダ』に指定することもできます。

共有したい相手のメールアドレスを入力すると、『A歯科医院』という共有フォルダが作られたことへの招待が、共有相手に送信されます。

②データを共有したい相手にメールが届くので確認してもらう

データを共有したい相手に、ドロップボックスからメールが届くので、URLのリンクをクリックして、『A歯科医院』フォルダを共有します。

③共有したいデータをアップロードする

『A歯科医院』という共有フォルダにアカウントが紐付けられたら、後はそのフォルダ内に任意のフォルダを作って、データを入れるだけですぐに共有されます。
試しに『シェードテイク』というフォルダを作りましょう。

これで『A歯科医院』フォルダよりも深いディレクトリにある全てのデータが、相手側の歯科医院でもラボでも共有されるようになります。

共有された『A歯科医院フォルダ』よりも下のディレクトリに作られるフォルダは、基本的には共有フォルダになります。
この場合は『シェードテイク』というフォルダの中も共有されますので、シェード情報に関する写真などはこのフォルダにドラッグドロップすることで管理できます。

『フォルダの整理方法』や、『ファイル名のルール』などは、予めお互いに事前に打ち合わせておきましょう。

その他のデータ共有方法

上述したような『共有フォルダ』を作成する方法が、ドロップボックスの定番の使い方ですが、この方法はお互いがドロップボックスのアカウントを持っていなければなりません。

ドロップボックスを利用していない相手からデータを送ってもらい、それを自分のドロップボックス内で管理したい場合は、『ファイルリクエスト』という機能を使います。

他に、大容量のデータを相手に１度だけ送りたい場合は、『Dropbox トランスファー』という機能も用意されていますので、柔軟に使い分けましょう。

他のクラウドサービスとの違い

ユーザー数の多さで言えば、『GoogleDrive』を使用する人も多いです。
『GoogleDrive』は無料で始める際のデータ容量が『15GB』と、他のクラウドサービスの中で特に大きいのが魅力です。

ドロップボックスは、無料プランの容量は少なめ（2〜16GB）ですが、直感的に使えて、同期も早いのが魅力です。
ドロップボックスはローカルとクラウドのいいとこ取りのような使用感があるので、同期も早く感じやすく、共有を待つストレスや、送信する手間が大幅に軽減されます。

実際に使い始めると、15GB程度の容量は、結局すぐに使い果たしてしまうので、有料プランをお得に契約できる点でも『ドロップボックス』がおすすめです。

【最安保証あり】ドロップボックスのお得な始め方

ドロップボックスを個人で使用するなら、『Dropbox Plus』というプランがおすすめです。
月額が発生しますが、クラウドの容量が『2TB』まで使えるようになります。

この『Dropbox Plus』をソースネクストの『3年版パッケージ』で契約することで、公式サイトからの契約よりも20％以上安く契約することができます。

プライベートでの利用にもおすすめな『Dropbox Plus』でクラウド環境を整えて、作業効率の向上を目指しましょう。

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